Wspólnota mieszkaniowa

Pod pojęciem Zarządzania Nieruchomością rozumiemy wykonywanie czynności administracyjnych wymienionych w rozwinięciu A), B), C) rozszerzonych o aktywne doradztwo i planowanie działań D) w celu zabezpieczenia oraz (gdy jest to możliwe) podwyższenia wartości rynkowej nieruchomości. W rękach Zarządu Nieruchomości pozostają wiążące się z tym decyzje.

A. Czynności związane z technicznym utrzymaniem nieruchomości wspólnej

• Prowadzenie książki obiektu budowlanego oraz dokumentacji technicznej nieruchomości wymaganej przez przepisy prawa budowlanego;
• Zlecanie kontroli technicznych i okresowych przeglądów nieruchomości i urządzeń stanowiących ich wyposażenie techniczne zgodnie z wymaganiami prawa budowlanego;
• Kontrola nad zapewnieniem dla nieruchomości dostaw energii elektrycznej , wody, gazu , odprowadzania ścieków i wywozu śmieci;
• Kontrola nad utrzymaniem w należytym stanie porządku i czystości pomieszczeń oraz terenów służących do wspólnego użytku właścicieli lokali;
• Kontrola nad pracą firm odpowiedzialnych za konserwacje instalacji technicznych w budynku;
• Kontrola nad innymi usługami związanymi z funkcjonowaniem nieruchomości;
• Kontrola nad usuwaniem awarii i ich skutków;
• Zbieranie ofert dotyczących umów o dostawy, roboty bądź usługi związane z utrzymaniem nieruchomości;
• Pełnienie funkcji komunikacyjnej pomiędzy firmami zewnętrznymi a właścicielami i użytkownikami nieruchomości;

B. Czynności związane z obsługą Wspólnoty Mieszkaniowej i jej członków

• Organizację Wspólnoty Mieszkaniowej – wystąpienie o nadanie nr Regon, NIP, wyrobienie pieczątki WM, założenie konta bankowego;
• Protokolarne przejęcie nieruchomości;
• Weryfikowanie stanu formalnego i faktycznego nieruchomości, prowadzenie wykazu lokali i właścicieli lokali;
• Nadzór nad opłacaniem podatków i innych opłat publicznoprawnych przypadających od nieruchomości wspólnych, chyba że są pokrywane bezpośrednio przez właścicieli poszczególnych lokali;
• Monitorowanie ubezpieczeń związanych z nieruchomością wspólną;
• Przygotowywanie i obsługa obowiązkowego zebrania właścicieli nieruchomości;
• Codzienne wizytacje nieruchomości;
• Udzielanie informacji właścicielom oraz użytkownikom lokali poprzez telefon 24h, e-mail oraz w uzgodnionych terminach podczas dyżurów na terenie nieruchomości (do ustalenia podczas negocjacji);
• Dyżury telefoniczne działu księgowości. Internetowy podgląd kartoteki właściciela lokalu;

C. Czynności związane z gospodarką ekonomiczno-finansową Wspólnoty Mieszkaniowej

• Prowadzenie pozaksięgowej ewidencji kosztów i przychodów zgodnie z obowiązującymi przepisami;
• Przygotowywanie projektów planów gospodarczych (w formie planów rzeczowo – finansowych) i korekt tych planów;
• Przygotowywanie naliczeń na podstawie uchwał Wspólnoty;
• Przygotowywanie rozliczeń planów gospodarczych;
• Sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych;
• Przygotowywanie comiesięcznych informacji o poniesionych kosztach utrzymania nieruchomości oraz przychodach;
• Analizowanie i nadzór nad windykacją należności z tytułu pożytków i innych przychodów z nieruchomości. Windykacja przedsądowa;
• Analizowanie i nadzór nad windykacją należności od właścicieli lokali w nieruchomości. Windykacja przedsądowa;
• Rozliczanie z właścicielami lokali opłat z tytułu kosztów utrzymania nieruchomości, kosztów zużytych mediów /odczyty liczników oraz rozliczanie kosztów zużytych mediów co 6 miesięcy/, funduszu remontowego;
• Wydawanie poświadczeń bądź zaświadczeń właścicielom lokali;
• Przygotowywanie przelewów. Dokonywanie rozliczeń poprzez rachunek bankowy właścicieli nieruchomości z zastrzeżeniem konieczności uzyskania podpisów członków Zarządu Wspólnoty Mieszkaniowej;

D. Czynności związane z aktywnym doradztwem oraz planowaniem działań

• Ustalanie i wprowadzanie procedur operacyjnych zgodnych z celami Właścicieli Nieruchomości oraz Dewelopera,
• Analizowanie, doradzanie i według potrzeb opracowywanie koncepcji działania dostawców usług dla nieruchomości;
• Analizowanie i doradztwo w zakresie kosztów dotyczących nieruchomości oraz sugerowanie działań optymalizacyjnych;
• Analizowanie ofert dotyczących umów o dostawy, roboty bądź usługi związane z utrzymaniem nieruchomości oraz doradztwo w w/w zakresie;
• Przygotowywanie i negocjowanie umów o dostawy, roboty bądź usługi związane z utrzymaniem nieruchomości;
• Porady prawne związane z bieżącym utrzymaniem nieruchomości wspólnej;
• Ustalenie i wprowadzenie procedur zgłaszania usterek w lokalach przez przygotowanie stosownych druków i ustalenia kolejności zgłoszeń,